​伝言・メモのルール

伝言、メモのポイント

1.できるだけ短く、箇条書きの要領で書く。

2.必要のない情報は書かない。

3.何も知らない人に間違えなく伝わるように書く。

​4.正解以外想像できないように書く。

5.決められた場所に掲示する。

6.日付を書く。

7.自分の名前、連絡先を書く。

​1.できるだけ短く、「文章」ではなく「箇条書き」の要領で書く。

​「いつもすあまの入っているパックに入れて、包装紙は一番小さいサイズを使ってください。食品ラベルシールは裏に貼ってください。上よりも下のほうが良いです」
・パックは2-B
・包装紙「小」
・ラベルシール 裏、下の中央
​よろしくお願いします。

​2.必要のない情報は書かない

​製造昼へのメモ
「紅白饅頭は会社の送別会の2次会で使うので、焼き印お願いします。
寿、とも思ったのですが 祝いが良いということです。
ラベルシールは箱の背中に貼ります
・送別会の情報はいりません
・決める過程や個人的な意見はいりません
・ラベルシールを貼るのは夜なので、昼の人には関係ありません

​3.何も知らない人に間違えなく伝わるように書く

​置いてある場所や、貼る位置、まとめ方や最終形態などを明確に正確に書く。
​限られた人にしかわからない用語や表現を使わない。
基本的に・・・
誰かに「間違えなく」やってもらうためのメモを書くのはすごく難しいこと
だと思って取り組むこと。

​4.正解以外想像できないように書く

「パックに入れて用意しておいてください」​
このメモに対する想像結果としての行動
A.1Bでも2Bでも入るから。2Bでいっか。
B.パックの中での並べ方は、どうでもいいんだね。
C.口のセロテープ止めは??やらなくていいか、書いてないし。
D.番重?ダンボール?
E.どこに用意するの?本店に入れるのかな?工場だったらどこに置いて
  おくのかな?
F.ラベルはどうするのかな?
たった一つのメモに、こんなにも不確定要素が詰まっています。
​こうならないためにどんなメモが必要だったのでしょうか???

​5.決められた場所に掲示する

工場では、基本
2階エレベーター扉ヨコのホワイトボード
が伝言メモ掲示場所になっています。
​「Aさんに伝えたいから、Aさんが気づくであろう〇〇に貼っておこう」
これは一見、良い方法のようですが。
・Aさんにはそこに貼ることが伝わっていて共有されているのか?
・Aさん以外の人にとっては「他人事」のようなメモになる。
 つまり、Aさんが気づいて、忘れずに実行しない限り
 ほかの人は気づかないし、気づいたとしても気に留めない。
 リスクが高いメモとなります。
・みんなが見る、決められた場所にメモを貼ることで
 みんなが読み、気にかけてくれるようになる。
 Aさんが忘れても「これ、やったのかな?」と他の人が気づいてくれる​。

​6.7.日付、名前、連絡先

・日付
 いつ発信したメモなのか。
 いつ実行する(納品する)のか。
・名前
 誰の案件なのか
 どこの案件なのか(店舗名や納品先)
・連絡先
 メモの内容で不明なことは誰に聞けばいいのか?
 どこに連絡すればいいのか?
​ できれば、店舗営業時間外でも連絡の取れる連絡先が望ましい。

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